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Funzione buoni sconto

Semplifica la gestione dei volontari, degli sponsor, dei collaboratori

La gestione di una sagra ormai è paragonabile alla conduzione di una piccola attività commerciale. Molti organizzatori di feste infatti analizzano e controllano tutti gli aspetti economici della manifestazione. Proprio per questo, per rendere la sagra ancora più efficiente dal punto di vista "finanziario", decidono di utilizzare sistemi di controllo dei volontari, degli sponsor, dei collaboratori esterni (gruppi musicali, guardie di sicurezza ecc..).

La funzione buoni sconto integrata in Fast and Fest è stata studiata e creata appositamente per assolvere a questo compito: la gestione dei consumi dei volontari, degli sponsor e dei collaboratori esterni. 

 Cosa fa questa funzione?

 Come funziona?

  1. Permette di monitorare e gestire il consumo dei volontari, degli sponsor, dei collaboratori esterni
  2. Semplifica il lavoro dei cassieri evitando di fargli annotare a parte le quantità distribuite "internamente" alla festa consumate dai volontari ecc....
  3. Aumenta l'efficienza "economica" della festa, frenando anche i consumi "interni" 
  1. L'organizzazione, all'inizio della serata, stampa i buoni da consegnare ai volontari, sponsor, collaboratori. Per ogni  famiglia di buoni dovrà decidere la cifra di sconto da applicare
  2. Il volontario, recandosi in cassa, consegnerà il proprio buono al cassiere.
  3. L'addetto in cassa inserendo semplicemente il codice del buono ne verificherà la validità e applicherà lo sconto abbinato.  
  4. Al termine della serata, analizzando l'andamento della cassa, sarà possibile controllare i buoni utilizzati e le loro consumazioni.

Per approfondire ...

Per conoscere meglio la funzione buoni sconto utilizziamo il caso della Festa dei Vigili del Fuoco di Verlonuova (prov. BS). La festa viene organizzata ogni anno agli inizi di maggio nei pressi della Caserma dei Vigli del Fuoco di Verlonuova (link sito Web). Vuoi per l'ottima cucina, vuoi per i numerosi spettacoli offerti la manifestazione richiama moltissima gente. Per questo vede coinvolti molti volontari e collaboratori. L'organizzazione ha quindi deciso di utilizzare la funzione buoni sconto per la gestione proprio dei volontari, dei gruppi musicali (collaboratori esterni).

Ogni sera il responsabile della sagra, attraverso Fast and Fest, stampa i buoni da distribuire ai volontari (ogni volontario riceverà un buono da Euro 10.00) e ai gruppi musicali (buono da 50.00 euro per ogni gruppo). In figura 1 sono riportati i due buoni generati con Fast and Fest. 

funzione buoni sconto      

Quando poi il volontario si reca in cassa presenta il buono. Il cassiere dopo aver inserito l'ordine richiesto introduce, nella apposita finestra (figura 2) il codice del buono sconto. Fast and Fest verifica la correttezza del buono sconto stesso e sottrae alla totale dell'ordine la cifra impostata nel buono sconto. 

  funzione buoni sconto 2 funzione buoni sconto 3

Nell'esempio riportato il totale dell'ordine è inferiore al valore del buono sconto: totale ordine Euro 8,50 mentre il buono sconto è pari ad Euro 10,00. Quindi il volontario vanta un credito residuo verso l'organizzazione della festa (nell'esempio Euro 1,50). ll sistema quindi avvisa (figura 3il cassiere di questo credito residuo e stampa un ulteriore buono sconto riportante un nuovo codice identificativo e la cifra del credito residuo. Il cassiere quindi consegna al volontario le comande d'ordine e il nuovo buono sconto appena generato (figura 4), utilizzabile in un secondo tempo (durante la stessa sera). Se il cassiere inserisci un codice di un buono sconto già utilizzato il sistema avvisa che lo stesso è già stato utilizzato (figura 5): questa particolarità è stata pensata per evitare eventuali errori o mancati ritiri di buoni già usati.

  funzione buoni sconto 4 funzione buoni sconto 5

Sistema gestione volontari con tessera a scalare

Olte alla funzione sopra presentata, in Fast and Fes,t è presente una ulteriore forma di gestione dei volontari, dei collaboratori e degli sponsor: la tessera barcode a scalare. Questa modalità di gestione è ancora più approfondita e particolareggiata. Ogni volontario possiede una tessera personale identificativa sulla quale l'organizzazione ha "caricato" una cifra giornaliera che il volontario stesso può utilizzare durante tutta la serata. Possiamo paragonare tranquillamente la tessera barcode come una carta prepagata.

Altra particolarità davvero interessante è la gestione delle tessere divise per famiglie di appartenenza. L'organizzazione può abbinare ad una determinata famiglia un certo numero di tessere: ad esempio famiglia volontari diurni con credito giornaliero 10.00 Euro, famiglia volontari notturni con credito giornaliero 15.00 Euro, famiglia collaboratori esterni credito giornaliero 8.00 euro ecc... 

Naturalmente tutti i movimenti economici abbinati alle tessere sono ampiamente controllabili cosi da poter analizzare, con calma, i consumi relativi ad ogni singola tessera, ad ogni singola famiglia di tessere ecc..

Se vuoi approfondire ulteriormente la gestione dei volontari con tessera a scalare CLICCA QUI

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