AperyShow la festa top del 2018

Ogni anno serviamo decine di feste "nuove". Manifestazioni che l'anno precedente utilizzavano altri servizi per la gestione delle postazioni cassa ma poi hanno deciso di affidare a noi di Fast and Fest questo delicato "compito". Tra queste feste quella che più mi ha "colpito" ed impressionato è stata sicuramente la manifestazione organizzata in provincia di Padova a Piazzola sul Brenta. Sto parlando dell'evento charity (leggasi per beneficenza) più importante del nord est: Apery Show Charity Event.

Una manifestazione ideata una decina di anni fa da un gruppo di giovani imprenditori padovani organizzata appunto per raccogliere fondi da devolvere poi alle associazioni del territorio veneto. Fin dalla prima edizione AperyShow ha iniziato a macinare record di presenze. L'edizione dello scorso anno 2017, l'ottava, era stata organizzata a Camposanpiero (sempre in provincia di Padova). La location però era ormai troppo troppo piccola. Per la nona edizione, quella di quest'anno, i ragazzi dell'organizzazione hanno deciso  quindi di spostari nella fantastica (ed immensa) piazza Camerini a Piazzola sul Brenta. Una piazza grandissima capace di contenere decine di migliaia di persone contemporaneamente: questi infatti sono i numeri di questo evento!!

Il primo contatto

I primi contatti tra noi di Fast and Fest e l'organizzazione sono cominciati a gennaio del 2018 quando ci siamo incontrati in un noto locale padovano gestito da uno degli organizzatori. Appena abbiamo iniziato l'incontro ho intuito che il management dell'evento fosse formato da "veri" professionisti del settore. Richeste precisissime e super focalizzate alla affidabilità e sicurezza dell'intero impianto. Un evento simile dove contemporaneamente son presenti decine di migliaia di persone deve rasentare la perfezione anche nella gestione delle casse. Appena terminato l'incontro, per curiosità, ho voluto fare un salto a vedere la location dove l'evento sarebbe stato organizzato. Arrivato a Piazzola sul Brenta ho trovato piazza Camerini in un batter d'occhio: impossibile non vederla è "gigantesca". La sensazione che trasmette, con la bellissima villa Contarini come sfondo, è davvero unica e impagabile. Fantastica sotto ogni punto di vista. allo stesso tempo però ho immediatamente avuto conferma che AperyShow sarebbe stato un evento "mostruoso". Un'area simile può solo essere dedicata a manifestazioni davvero importanti anzi super importanti.

 Aperyshow 2018 foto 1  Aperyshow 2018 foto 2 Aperyshow 2018 foto 3  Aperyshow 2018 foto 4 

Il progetto dell'impianto

Rientrato in ufficio fin subito ho iniziato a studiare le richieste fatte dagli organizzazione. Analizzando scrupolosamente le necessità di un evento di tale portata, assieme ai miei collaboratori, ho pensato di proporre una soluzione semplice, senza troppe sofisticazioni, ma allo stesso tempo efficiente e comprensiva di tutte le funzioni necessarie per la vendita dei prodotti e per l'analisi economica dell'evento. Dovendo gestire 20 punti cassa "contemporanei" e dislocati in tre zone distinte  l'unica soluzione adottabile era collegare le tre aree cassa in wireless. Per questo ho proposto una rete WiFi capace di creare un anello virtuale di collegamento tra le venti postazioni cassa. Inoltre per evitare agli organizzatori di dover raccogliere, ogni sera, la contabilità cassa per cassa ho proposto di installare la postazione Cassa Centrale, postazione in grado di raccogliere e mostrare i dati contabili dell'evento in tempo reale. Una manifestazione simile deve essere sempre monitorata dagli organizzatori, non possono (ma soprattutto non devono) attendere la fine della serata per sapere se e quanto hanno distribuito (e quindi incassato!).

Al termine di questa fase di studio ho inviato agli organizzatori il progetto ed ovviamente, la proposta economica. Per maggiori informazioni sull'impinato potete leggere la pagina "tecnica" dedicata a questa manifestazione cliccando qui

Lavoro preso

Siamo attorno al 15 di febbraio. La mia mail contenete il progetto e l'offerta era partita da qualche giorno. Ed ecco arrivare, finalmente, la risposta: lavoro preso, sa da fare!! AperyShow 2018 ha scelto di affidare a Fast and Fest la gestione di tutte le postazioni cassa dell'evento: che soddisfazione! Gestire la più grande festa benefica del nord est, per una piccola realtà come la nostra, è motivo d'orgoglio. Significa che qualcosina di buono, in questi anni, abbiamo fatto. Scegliere di dedicarci completamente al mondo delle sagre lasciando perdere altro (che distoglie solo energie) sta iniziando a dare i suoi frutti.

Si parte per l'installazione a Piazzola sul Brenta

I mesi passano velocemente e tra un lavoro e l'altro la stagione delle feste e sagre è ormai iniziata. Tutti siamo già pienamente operativi sul campo. AperyShow 2018 è ormai alle porte. Qualche giorno prima del 21 aprile 2018 (data di inizio festa) in ufficio iniziamo a preparare e configurare tutte le postazioni cassa da installare. Il 20 aprile (giorno del mio compleanno, non sarà un caso?) si parte per Piazzola sul Brenta. Arrivato nella fantastica piazza Camerini capisco, ancora una volta, che la manifestazione è davvero qualcosa di mastodontico, di grande, di gigante. La piazza, come l'avevo vista a gennaio, è ormai un ricordo. Sulla destra è già pronto il mega palco dei concerti, palco da fare invidia a moltissimi tour di cantanti di grido. Le tre zone beverege e food sono già "confezionate", mancano solo i dettagli. Ora tocca a me iniziare il lavoro di installazione. Per fortuna che Armando, il nostro rivenditore di Padova, è presente con il figlio e quindi siamo in tre pienamente operativi.

Partiamo immediatamente a lavorare, c'è tantissimo da fare. Dapprima installiamo la rete WiFi per il collegamento delle tre zone cassa e poi, dopo il collaudo di quest'ultima, iniziamo a posizionare i cavi LAN per il collegamento delle casse nelle singole zone. Ed intanto, a farci compagni, parte anche la musica. I primi artisti sono già in zona e non si lasciano sfuggire di fare un check sound in una piazza simile su di un palco simile: mi sento quasi al Festival Bar (per chi se lo ricorda). Sono le ore 20.00 del venerdi. Tutta la parte di cablaggio è terminata. Decidiamo allora di fermarci e di continuare l'indomani.

Sabato 21 aprile, l'inizio dell'evento è fissato per le ore 17.00. I primi artisti inizieranno a quell'ora a suonare e noi, ovviamente, dovremo aver già configurato e collaudato l'intero impianto. Per non arrivare con l'acqua alla gola cominciamo di buon ora a piazzare le 20 postazioni cassa e man mano le testiamo per bene. Verifichiamo il perfetto collegamento con la cassa centrale, generiamo qualche ordine di prova e azzeriamo il tutto. In poche ore terminiamo il nostro lavoro.

 Aperyshow la piazza in preparazione - foto 1  Aperyshow la piazza in preparazione - foto 2 Aperyshow la piazza in preparazione - foto 3  Aperyshow la la planimetria della piazza 

Parte la festa

Alle ore 15.00 circa arrivano le prime cassiere. Iniziamo così un brevissimo corso di formazione. Alle ragazze mostriamo le funzioni disponibili, la gestione del resto, il cambio carta, l'annullo di un ordine errato e poco altro: cinque minuti e sono già operative. Le ore 17.00 si avvicinano. Noi e le nostre postazioni cassa siamo pronti. Tutto sembra funzionare ottimamente. La tensione comunque sale. Si sa bene che il vero test sarà solo quando l'evento parirà e le casse saranno pienamente operative. I test, chissà perchè, sono sempre super positivi mentre poi .... Ed invece, ora lo possiamo dire, la festa inizia, la musica suona, la gente (e tanta) arriva e tutto funziona senza problemi. Le casse entrano subito a regime. Le cassiere sono bravissime e super efficienti, gli ordini cominciano a fioccare. Decido comunque di rimanere fino alle ore 22.00 per controllare per qualche ora il funzionamento e verificare che tutte le 20 postazioni cassa "trasferiscano" la contabilità in cassa centrale. Ore 22.30 giornata finita per me. La festa è nel pieno, la piazza è già gremita, il palco emana tanti di quei watt da far impallidire una centrale elettrica, ed io ... torno a casa. A casa ma sempre con il cellulare ben acceso per assecondare ogni richiesta di aiuto nel caso di problemi. Problemi che non si sono presentati. La manifestazione per 5 giorni fila liscia. L'intero impianto ha retto "l'urto" ed ha superato molto bene uno stress test da paura. Già il 25 aprile alle ore 23.50 sono di nuovo a Piazzola sul Brenta per lo smontaggio ed il ritiro del materiale. L'organizzazione deve liberare l'area nel giro di una paio di giorni quindi mi chiedono di smantellare gli impianti il prima possibile. Detto fatto. a notte fonda Fast and Fest ha finito il suo lavoro per AperyShow 2018. Sul selciato della piazza rimangono solo migliaia di scontrini generati dalle nostre casse. Anche questa è una piccola soddisfazione!!!

Debriefing finale

La sera del 25 aprile, con i ragazzi dell'organizzazione, non abbiamo avuto tempo di parlarci. Loro mega impegnati nella chiusura della manifestazione. Io a recuperare tutto il nostro materiale. Poi però, dopo un paio di giorni, ci siamo sentiti per analizzare l'andamento della festa. Abbiamo discusso su alcune funzionalità del software che loro troverebbero molto comode ed utili in prospettiva 2019. Dall'altra parte io non ho potuto far altro che complimentarmi per la perfetta organizzazione e soprattutto per la superlativa professionalità dimostrata. Lavorare in queste condizioni è quasi divertente!!! Con questo debrifing finale si chiude quindi, per noi di Fast and Fest, l'edizione 2018 di AperyShow. Quasi sicuramente ci saremo anche nel 2019, sempre a Piazzola sul Brenta dal 24 al 29 aprile 2019.

Alcuni numeri ufficiali dell'evento

Al termine dell'evento gli organizzatori hanno ufficializzato i numeri più importanti dell'edizione 2018. Numeri davvero di livello assoluto. Le stime parlano di una affluenza da record. La presenza giornaliera media, nei 5 giorni dell'evento, è stata stimata in 20.000 persone. Che, facendo una semplicissima somma, ha fatto si che in totale AperyShow richiamasse a Piazzola sul Brenta più di 100.000 ragazzi e ragazze. Durante l'intera manifestazione sono stati coinvolti 1000 volontari impegnati nei servizi più diversi. Dalla distribuzione delle bevande e del cibo alla pulizia dell'area interessata dall'evento, dalla sicurezza in piazza Camerini alla gestione dei parcheggi. Solo nella zona palco hanno lavorato circa 300 persone tra tecnici, addetti alla sicurezza ed artisti. I numeri però che più impressionano e fanno ben capire perchè AperyShow è il più grande evento benefico del nord est li potete leggere nell'immagine qui sotto riportata. Cifre da capogiro interamente versate nelle casse di moltissime associazioni ONLUS della zona: ragazzi, tanto di cappello a tutto lo staff di AperyShow, uniti si può!

Aperyshow 2018 - Resoconto beneficenza

 Per approfondire

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  • Pagina Facebook dell'evento --> CLICCA QUI
  • Articolo sul edizione web del MATTINO DI PADOVA --> CLICCA QUI