AperyShow, una mega festa in Veneto

La manifestazione benefica più grande del nord Est ha scelto Fast and Fest

AperyShow 2018

AperyShow Charity Event è un evento benefico ideato nel 2010. Viene organizzato da ormai otto anni e nella stagione 2018 ha trovato casa a Piazzola sul Brenta in provincia di Padova. L'ottava edizione ha visto una partecipazione oceanica (lo si vede benissimo dall'immagine sopra) portando nella magnifica piazza veneta circa 100.000 persone in soli 5 giorni. L'organizzazione ha messo in campo, per la gestione dell'evento, circa 1000 volontari coinvolgendo 500 artisti che si sono alternati sul mega palco allestito in piazza Camerini. 

Per la gestione del sistema casse, gestione comande per le zone beverage e food, gestione omaggi per volontari ed ospiti nonchè per la contabilità siamo stati chiamati noi di Fast and Fest: che soddisfazione!! 

L'impianto realizzato per l'evento

Essendo un evento molto frequentato e distribuito su di una superficie molto vasta (la piazza occupa un'area di circa 30000mq) l'organizzazione ha deciso di predisporre due zone beverage ed una food, quest'ultima allestita sotto un grande tendone. Non volendo preparare una zona unica dedicata alle casse, in accordo con l'organizzazione, abbiamo installato in ciascuna area le casse necessarie alla vendita dei prodotti presenti nell'area stessa. Era però indispensabile, per via del grande afflusso di partecipanti, avere sempre "sott'occhio" l'andamento della festa da parte dell'organizzazione. Per assecondare questa importante necessità, in una zona riservata, abbiamo installato una Cassa Centrale ed un dispositivo di backup per l'intera contabilità della manifestazione. Nell'immagine sotto risportata potete vedere lo schema di principio dell'impianto realizzato per l'evento. Sono ben visibili le tre zone Cassa e l'area dedicata alla Cassa Centrale ed al sistema di backup della contabilità.

schema AperyShow

La postazione Cassa Centrale

Grazie alla postazione Cassa Centrale gli organizzatori, in tempo reale, hanno avuto modo di poter analizzare l'andamento "economico" della manifestazione, controllare i consumi dell'intera festa e di ogni singola postazione cassa funzionante. Questa postazione, al termine dell'evento, è stata valutata assai utile, quasi indispensabile. Grazie al lavoro della Cassa Centrale gli organizzatori hanno potuto gestire al meglio le scorte dei prodotti. Conoscendo in ogni istante della festa il venduto è risultato facile gestire gli approvvigionamenti delle zone beverage e food. Senza l'aiuto di questa postazione gli organizzatori avrebbero dovuto "recuperare" le contabilità delle venti casse installate, fonderle assieme e solo poi ricavare i dati necessari per analizzare i prodotti venduti. Per di più questo lavoro cosi noioso sarebbe potuto avvenire solo al termine di ciascuna serata dell'evento. Con la postazione Cassa Centrale invece è tutto fruibile in tempo reale. Sicuramente un benefit "vitale" per un evento di queste dimensioni.

aperyshow cassa centrale immagine 1 aperyshow cassa centrale immagine 2 aperyshow cassa centrale immagine 3 aperyshow cassa centrale immagine 4

 

Le immagini sopra riportare mostrano alcune schermate del programma Cassa Centrale installato sull'omonima postazione. La prima immagine a sinistra mostra la contabilità, sempre ovviamente in tempo reale, di tutte le casse collegate mentre la seconda immagine riassume tutti i prodotti venduti dalle medesime casse nella giornata (nell'esempio stiamo analizzando la giornata del 19/12/2018). Le terza immagini riporta la contabilità complessiva dell'evento fino a quel momento preciso. Contabilità ottenuta naturalmente sommando quella delle giornate già svolte più quella della giornata in corso. L'ultima immagine a destra invece rappresenta l'esportazione in formato Excel dell'intera contabilità della festa: in unico file tutti i dati "economici" dell'evento.

La postazione cassa scelta

Come già detto l'impianto realizzato è stato pensato per essere affidabile, sicuro e veloce. Quindi anche la scelta della postazione cassa più semplice e "duratura" è stata dettata da queste necessità. Tutte le casse fornite erano del tipo "base Fast and Fest" ovvero notebook e stampate termica alta velocità. Postazione che mantiene il livello più alto di affidabilità. Volutamente  si è deciso di non fornire postazioni touch perchè sarebbero risultate più delicate e quindi avrebbero potuto abbassare il grado di "sicurezza" dell'intero impianto. Tutte le casse installate erano dotate di cassetto rendiresto e di verificatore di banconote. Con le postazioni "base Fast and Fest" si va sul sicuro. Nell'immagine sotto una delle postazioni installate di fronte al palco di AperyShow.

Postazione cassa base di Fast and Fest