Come organizzare una sagra di successo

Moltissimi organizzatori di feste mi contattano per i nostri sistemi di gestione casse e poi, considerato la mia esperienza, mi chiedono come organizzare una sagra di successo. Inizio subito dicendogli che non esiste una ricetta precisa e sicura per organizzare una sagra che sappia richiamare tanta gente, che diventi una manifestazione "cool" nel giro di pochi anni e che magari faccia anche "utili" da devolvere in beneficenza. La buona riuscita di una festa è sicuramente dettata da moltissimi fattori, tutti importanti. Dopo aver visto centinaia di sagre mi sono fatto un'idea di quali siano i più importanti. Ecco allora che mi permetto di stilare una breve classifica di quali siano, a parer mio, i fattori più importanti per ottenere il massimo da una festa.

Caratterizzazione della sagra

Una festa generica può andare benissimo, funzionare alla grande. Sicuramente una sagra che è ben caratterizzata, basata su di un "argomento" ben definito è senza ombra di dubbio più attrattiva. Scegliere il tema su cui puntare è ovviamente complicato ma l'ottima riuscita della sagra parte da qui. Esempi di successo sono le feste che vengono costruite attorno a piatti tipici delle zone d'origine: la polenta, la carne di maiale, il riso, i salumi, i fritti .... 

Nome della festa

Partendo proprio dal nome punterei moltissimo sul trasmettere l'elemento distintivo della festa. Festa dell'amicizia, festa insieme, festa dei popoli ecc... sono tutti bellissimi nomi ma troppo troppo generici. Non riescono a trasmettere la particolarità della manifestazione. A Gorlago, in provincia di Bergamo, i ragazzi dell'associazione AfricAll da anni organizzano la Sagra del Porco. Già dal nome si capisce benissimo quale sia l'elemento "portante" della manifestazione. La festa (non solo per questo ovviamente) è sempre stata un successo!!!

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Qualità gastonomica

Fondamentale curare la cucina altrimenti tutto quanto detto sino a qui è davvero inutile. Se la manifestazione è imperniata "sull'arte culinaria" gli organizzatori devono investire gran parte dei loro sforzi in questo settore. La prima cosa che mi viene da suggerire all'organizzazzione è quella di evitare una lista infinita di pietanze disponibili. Pochi prodotti, curati e presentati in modo ordinato. Alcune sagre che ho visitato presentano menu chilometrici (un centinaio di prodotti per intenderci!). Al termine della manifestazione gli organizzatori mi hanno riferito che diverse pietanze sono state vendute solamente per una decina di porzioni. Che senso ha tenere in lista prodotti cosi poco venduti? E' solo uno spreco di risorse sia economiche (nell'acquisto delle materie prime) sia umane (per la preparazione dei prodotti). La sagra, per definizione, non deve cercare di sostituire un ristorante ma deve esserne una buona alternativa offrendo piatti interessanti, della tradizione e non facilmente realizzabili in casa. Proporre la pasta al pomodoro, il piatto di prosciutto o semplicemente una cotoletta alla milanese è inutile, non serve. Le sagre che invece puntano su prodotti della tradizione ricercando la qualità ottengono risultati davvero importanti.

Un team vincente

Altro fattore decisivo è creare un gruppo organizzativo coeso ma soprattutto dinamico. Poche persone motivate, capaci di suddividersi i compiti e lavorare per centrare gli obiettivi prefissati. Ho visto sagre ben avviate arenarsi (e addirittura fermarsi) dopo un paio di stagioni poichè l'organizzazione era troppo incentrata su di una persona. Al primo rallentamento di quest'ultima la macchina organizzativa ha subito un brusco stop e la sagra si è sciolta come neve al sole. Per organizzare una sagra, uno dei segreti più importanti quindi è formare un team di quattro\cinque persone (non di più!!) ognuna con la propria responsabilità (chi la cucina, chi i rapporti con i fornitori, uno dedicato alla gestione dei volonari, un altro al marketing ...) capaci di lavorare in autonomia ma con un traguardo comune: il successo della festa.

Volontari della manifestazione

Un team organizzativo da solo però non può gestire una sagra. Ha sicuramente bisogno, ovviamente nei giorni della festa stessa, di moltissimi volontari adetti alla cucina, al servizio bevande, alla gestione dei tavoli, alle pulizie ecc... Ecco allora che la gestione di queste indispensabili risorse deve essere assolutamente precisa e meticolosa. Governare decine di persone non è assolutamente un gioco da ragazzi se poi quest'ultime "sono volontarie" il compito diventa ancora più gravoso e delicato. Sicuramente un elemento del team organizzativo deve essere il responsabile di questo settore e non deve mai far mancare la sua presenza sul campo. Un buon leader deve essere il trascinatore non deve essere trascinato.

Parlando in maniera molto pratica ho notato che molte organizzazioni,  alcuni mesi prima dell'inizio della sagra, programmano un paio di incontri con tutti volontari. Condividono le prime novità (avvisandoli che sono ancora segrete!!), chiedendo suggerimenti sulle modifiche da fare al menu, quali siano le birre da inserire nel listino, li interrogano su nuovi trend del mercato delle sagre ... insomma cercano di farli sentire parte integrante dell'organizzazione. Questo metodo di lavoro è assai utile per avere dei volontari preparati e non calati dall'alto come fossero dei marziani. Il cliente si accorge anche di questo.

Altra "chicca" distintiva sui cui è necessario lavorare è sicuramente la divisa del volontario. Ormai le feste più "cool" consegnano ai volontari delle magliette distintive da indossare alla feste. Queste però devono essere, a mio parere, di buona fattura, di buona qualità e graficamente accattivanti. La classica magliettina bianca, gialla, arancione anche no ... La maglia deve essere (scusate l'esagerazione) uno status symbol per il volontario.

Altra situazione da analizzare e gestire sono i consumi interni. Consumi che se mal governati possono ridurre notevolmente il margine utile della sagra. Noi di Fast and Fest abbiamo proprio per questo inserito nel nostro programma numerose funzioni rivolte proprio a questa situazione tavolta "pericolosa" e da molti volontari mal digerita. Molte organizzazioni hanno scelto di fornire i propri volonari con una tessera a scalare gionaliera (chi 7 Euro chi 10 o addirittura 15) in modo tale da permettere a tutti di poter consumare, senza problemi, un pasto caldo ed una buona birra. Se siete interessati ecco un'esempio di come il BUM BUM Festival da anni gestisce proprio i volontari - clicca qui -

Grafica, logo, brochure ...

Dopo aver scelto il nome della sagra è fondamentale saper trasmettere la nostra idea di festa. Ecco allora che dobbiamo essere in grado di preparare degli ottimi strumenti grafici (logo, slogan, immagini coinvolgenti ecc..) capaci di attirare l'attenzione dei nostri futuri "clienti". Lascerei perdere i classici volantini fatti in Word con clipart o immagni copiate qua e la dal Web. Sono "arnesi" facili da maneggiare ma poco creativi e trasmettono poca fantasia e persino, lasciatemelo dire, un pò di approssimazione e sufficienza.

Pubblicità tradizionale

Se la festa non si fa vedere, non si fa conoscere non otterrà il successo desiderato.E' fondamentale per questo investire in pubblicità, anche sulla "obsoleta" pubblicità tradizionale: volantini, striscioni, camion vela ... La pubblicità moderna (ne parlerò dopo!!) è d'obbligo ma il classico striscione appeso un mese prima della sagra nel centro del paese, un cartellone pubblicitario in una posizione strategica nella città vicina, volantini distribuiti nelle feste precedenti sono ancora ottimi strumenti. Strumenti che hanno una resa ancora molto elevata.

Pubblicità moderna

Oggi giorno utilizzare la rete per far conoscere la nostra sagra è obbligatorio. Gli strumenti da utilizzare principalmente sono due: un bel sito web ed i social network. Uno non esclude l'altro, anzi sono assolutamente complementari. Possiamo dire che uno completa l'altro. I social sono più immediati, più diretti, più reattivi e coinvolgenti. Il sito web più completo, più ricco di informazioni utili, più versatile. I social li possiamo utilizzare per tenere alta l'attenzione sulla festa ma deve essere utilizzato con estrema attenzione. Non dobbiamo assolutamente esagerare con i post, non dobbiamo rendere la nostra festa troppo invasiva. La sovraesposizione da social è pericolosa. I post devono essere di qualità: poco testo (ma significativo) ed immagini interessanti, non banali. Le immagini rappresentano la "calamita" per attrarre l'attenzione sui nostri post. Il sito web invece deve essere completo e semplice nella sua navigazione. Non è necessario allestire un sito web troppo "carico" di grafica per colpire l'attenzione del visitatore. Il sito web deve essere utile. Deve contenere tutte le info necessarie che un "cliente" desidera: dove siamo, come raggiungerci, dove parcheggiare, il menù gastronomico con prezzi e foto dei prodotti, il cartellone degli eventi, una galleria fotografica delle edizioni precedenti e una pagina dei contatti.