Easy Order, sistema di prenotazione per sagre

Sagre al tempo del Covid, sistema di prenotazione coperti

In questo tempo così particolare non è assolutamente facile organizzare una sagra. I protocolli da rispettare sono molteplici e particolarmente laboriosi. Una delle questioni più importanti da analizzare e controllare è la gestione dei clienti che entrano nella zona della festa. Per questo abbiamo studiato un sistema, facile e veloce, per il controllo delle prenotazioni cosi da aiutare gli organizzatori a "governare" il flusso di accesso alla manifestazione.

Il sistema, denominato Easy Order, è composto da due parti ben distinte. La prima è quella visibile al cliente mentre la seconda è "a solo uso e consumo" degli organizzatori. La porzione di Easy Order visibile ai clienti viene utilizza dal cliente stesso per prenotare il coperto, l'orario di arrivo ecc.. La seconda invece, accessibile solo agli organizzatori previa inserimento di username e password, contiene tutti i comandi per l'analisi ed il controllo delle prenotazioni.

Perchè un organizzatore dovrebbe utilizzare Easy Order?

Come già accennato in precedenza, gli organizzatori sono chiamati ad amministrare l'afflusso dei "clienti" nell'area della festa. In funzione della dimenisione della zona dedicata al consumo dei pasti gli organizzatori possono far accedere un numero ben definito di "clienti". Ecco allora necessario un sistema di prenotazione e registrazione degli accessi. Senza di questo diventa complicato garantire un ingresso ordinato e sicuro nell'area della manifestazione. Utilizzando Easy Order quindi si possono controllare gli ingressi per fasce orari garantendo, in questo modo, una presenza conforme ai protocolli. Inoltre, lato cliente, si ha la certezza di avere il posto garantito e certo, nella fascia oraria desiderata.

Easy Order - La Sagra del Bue Grasso

Per capire al meglio il funzionamento di questa applicazione web utilizziamo un esempio. La Sagra del Bue Grasso gestisce le prenotazione dei coperti con il nostro sistema Easy Order. Gli organizzatori hanno deciso di programmare la serata in base a sei fasce orarie da un'ora ciascuna (partendo dalle 18.00 fino alle 23.00). Per ogni fascia oraria sono prenotabili 200 coperti, altre tale numero le prenotazioni non sono più accettate.

Easy Order è stato quindi personalizzato proprio per assecondare le esigenze degli organizzatori verificando, per ogni prenotazione, il numero dei coperti ancora disponibili nella fascia oraria scelta. Inoltre è stato attivato il sistema di "Conferma Prenotazione" attraverso la mail del cliente: una volta eseguita la prenotazione, il cliente stesso,  deve semplicemente aprire un link ricevuto via mail per confermare definitivamente la prenotazione. Senza questa conferma, entro 10 minuti, la prenotazione viene annullata lasciando liberi i coperti non confermati. Questa procedura di conferma viene utilizzata per eliminare possibili ordini non veritieri oppure ordini eseguiti per errore.

Easy Order - Lato cliente della sagra

Il cliente che intende prenotare dei coperti per cena deve semplicemente aprire, con un comunissimo browser, l'applicazione dedicata alla Sagra del Bue Grasso. Nel nostro esempio il link è il seguente:

Dalla web app che si apre è possibile prenotare velocemente i coperti scegliendo, in sequenza, la data di prenotazione, la fascia desiderata ed infine il numero dei coperti da riservare. Il sistema, in tempo reale, controlla la disponibilità ed avvisa immediatamente se la prenotazione può essere conclusa o meno (per mancanza di coperti in quella determinata fascia oraria). Dopo la verifica dei coperti, in caso di risposta positiva, il cliente può inviare la prenotazione e successivamente confermarla definitivamente seguendo le indicazioni ricevute via mail. L'applicazione Web di prenotazione può anche contenere il menù della sagra cosi da aiutare il cliente nella scelta dei piatti da ordinare, ancor prima di arrivare alla festa. Le immagini qui sotto riportate mostrano alcune delle schermate della applicazione web dedicata alla festa (demo) del Bue Grasso. L'operazione di prenotazione dei coperti richiede pochissimi secondi ed è estramente semplice ed intuitiva.

Easy Order - Prenotazione coperti immagine 1 Easy Order - Prenotazione coperti immagine 2 Easy Order - Prenotazione coperti immagine 3 Easy Order - Prenotazione coperti immagine 4 Easy Order - Prenotazione coperti immagine 5 Easy Order - Prenotazione coperti immagine 6 Easy Order - Prenotazione coperti immagine 7

Easy Order - Lato organizzatore

Per l'organizzatore della manifestazione abbiamo pensato ad una applicazione di controllo cosi da verificare costantemente l'andamento delle prenotazioni. Attraverso questa Web App, accessibile solo previa autenticazione, è possibile verificare e gestire tutte le prenotazioni eseguite dai clienti. La ricerca, l'analisi e "l'amministrazione" delle prenotazioni risulta semplice grazie a dei filtri presenti nell'applicazione stessa. Risulta inoltre molto rapido estrapolare i dati necessari scaricandoli in vari formati (Excel, PDF, CVS). All'interno dell'applicazioni è anche possibile inserire, cancellare o modificare le pietanze visibili nel Menu della Web App lato cliente. Questa opportunità è assai utile cosi da poter aggiungere e\o modificare le pietanze a menu nel giro di pochissimi secondi inserendo, ad esempio, giornalmente piatti speciali, menu dedicati ecc.

Analisi prenotazioni per orari Analisi prenotazioni per date Analisi tutte leprenotazioni Analisi prenotazioni per orari, esportazione in Excel Lista prodotti a menu Gestione categorie menu

Easy Order - Faq

Domanda: Il cliente per prenotare i coperti deve scaricare una applicazione sul suo smartphone?

Risposta: No. Deve aprire, con un normalissimo browser (Chrome, Edge), il link dedicato alla manifestazione e seguire le istruzioni per prenotare i coperti. Questa operazione può essere fatta da tutti i dispositivi che hanno una connessione ad Internet che possono essere smartphone di qualsiasi tipo e modello ma anche computer, tablet ecc...


Domanda: Il numero dei coperti massimi consentiti e le fasce orarie sono modificabili?

Risposta: Assolutamente si. La festa demo del Bue Grasso è stata "costruita" impostando il limite massimo di 200 coperti per ogni ora prenotabile. Quindi il sistema, all'atto della prenotazione, controlla proprio tale limite. Ogni manifestazione ovviamente può decidere sia il numero massimo di coperti "prenotabili" sia le fasce orarie disponibili.


Domanda: Ogni manifestazione avrà una Web App indipendente?

Risposta: Si. Per ogni sagra, feste, evento verrà costruita una applicazione personalizzata con i propri dati, i propri riferimenti, il proprio menu ecc. Ogni appllicazione sarà raggiungibile da un indirizzo Web concordato con gli organizzatori e comunicato molto prima dell'evento cosi da poterlo publicizzare adeguatamente sui social, volantini, manifesti ecc...


Domanda: Quali sono i costi per attivare questa Web App?

Risposta: Parliamo di cifre davvero abbordabili per tutte le manifestazioni. Le manifestazioni che già utilizzano i nostri punti cassa potranno utilizzare Easy Order a delle condizioni davvero ineguagliabili. E' possibile comunque utilizzare Easy Order anche senza l'abbinata postazioni cassa Fast and Fest. Per qualsiasi ulteriore informazioni o per richiedere una quotazione personalizzata non esitate a contattarci compilando il modulo raggiungibile CLICCANDO QUI