Gestione volontari e ospiti in una sagra
Per un maggior controllo dei consumi della festa
La gestione dei volontari rappresenta per l’organizzazione di una sagra uno dei punti più delicati ed allo stesso tempo importanti. Riuscire ad amministrare i consumi dei collaboratori della festa permette una analisi ancora più precisa e dettagliata dell’andamento economico della festa.
Per governare al meglio queste necessità nel programma abbiamo inserito diverse funzioni studiate appositamente per svolgere al meglio questi compiti. I consumi dei volontari possono quindi essere gestiti attraverso buoni valore generati direttamente dal programma e quindi gestibili nella validità (in termini di data) e nel valore (esempio Euro 8.00) oppure utilizzando tessere barcode a scalare sempre generate e gestite sempre da Fast and Fest. Quest’ultimo metodo di lavoro è molto apprezzato poichè permette una gestione dei volontari “moderna” e assai efficiente: ad ogni volontario della sagra gli viene rilasciata una tessera con credito di Euro 10.00 giornaliero (cifra d’esempio, può essere personalizzata). Credito che il volontario utilizzerà come e quando meglio crede!!!
Cosa fa questa funzione?
- Permette la gestione dei consumi dei volontari
- Permette l’analisi dei consumi dei volontari
- Agevola la gestione economica della sagra consentendo un controllo maggiore sull’adamento economico della festa
Come funziona?
- L’organizzazione consegna ai volontari i buoni sconto oppure la tessera a scalare
- Il volontario, al momento dell’ordine, consegna in cassa il buono oppure la tessera a scalare
- Il cassiere annulla il buono oppure dalla tessera scala il debito dell’ordine e genera gli scontrini di comanda, come un normalissimo ordine.
Per approfondire …
Per conoscere meglio la funzione gestione volontari utilizziamo ancora il caso della LoomBeer di Lomagna (prov. Lecco) .
L’organizzazione aveva deciso di distribuire ad ogni volontario della sagra un buono valore da Euro 10.00. Su ciascun buon distribuito, oltre ad essere riportato il valore, era presente anche la validità del buono stesso. In figura 1 abbiamo riportiamo un buon d’esempio della festa che stiamo analizzando. Ricordiamo che questi buoni sono generati e gestiti dal nostro programma. Non è quindi necessario ne crearli in maniera manuale (esempio con folgi di Excel) ne collegare altre stampanti particolari per la preparazione dei buoni stessi.
Al momento dell’ordine in cassa il volontario della festa presentava il buono sconto. Il cassiere, con un procedura semplicissima, controllava la validità del buono. Se tale controllo risultava positivo il credito di Euro 10.00 veniva immediatamente applicato all’ordine in essere. In figura 2 ed in figura 3 si possono vedere questi passaggi.
Il primo si riferisce al controllo del buono mentre il secondo il momento in cui al totale dell’ordine viene applicato questo sconto pari ad Euro 10.00. Nell’esempio che riportiamo il volontario della sagra aveva effettuato un ordine pari ad Euro 13.50. Il buono gli permetteva un risparmio pari ad Euro 10.00. Naturalmente la differenza di Euro 3.50 era dovuta, cosi da permettere la quadratura del contro economico della cassa.
Ogni sera poi il cassiere, al momento della chiusura, verificava i flussi di cassa analizzando anche la quantità di buoni utilizzati dai volontari della sagra. In figura 4 è riportata proprio la schermata di analisi dove è possibile controllare il numero dei buoni adoperati e quindi “entrati” in contabilità. Ovviamente trattandosi la nostra di una festa d’esempio abbiamo solo utilizzato n.1 buono per un totale di Euro 10.00. Cifra che naturalmente non viene riportata nella voce “Totale incasso” che rappresenta invece l’effettivo ammontare dei contanti presenti in cassa.
Per conoscere invece il funzionamento della gestione dei volontari con le tessere a scalare vi consigliamo di leggere la pagina dedicata alla festa Bum Bum Festival (clicca qui). questa grandissima manifestazione, con più di 150 volontari coinvolti ogni sera, già da diveri anni utilizza le tessere barcode a scalare per la gestione dei consumi interni degli operatori. l’organizzazione della feste riesce cosi a “tener d’occhio” i costi del personale che non vanno assolutamente sottovalutati.