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Gestione sagre, come organizzarla al meglio

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La gestione di una sagra è un’impresa complessa che richiede molto tempo, energia e dedizione. Dalla scelta del tema all’organizzazione e pianificazione dell’area dove la festa verrà preparata, per non dimenticare la gestione finanziaria e del personale: gestire una sagra non è un compito facile.

Per assicurare il successo della tua sagra, è importante prendersi il tempo per pianificare meticolosamente ogni fase dell’evento. Nulla va lasciato al caso. Sarebbe un peccato sprecare tempo ed energie e poi, alla fine, non raccogliere i meritati frutti.

Ecco allora che, per aiutarti, ho pensato proprio di sviluppare questo articolo in step ben precisi da approfondire in sequenza. Step che vogliono essere solo dei punti di riflessione da cui partire per ottenere un piano ben dettagliato sulla sagra che stai per organizzare. Buona lettura!

Primo step

Innanzitutto, devi decidere quale sarà il tema principale della tua sagra. Sarà un festival di musica? Un evento gastronomico? Una festa della birra? Le feste di successo, tutte, sono ben caratterizzate e focalizzate su di un argomento preciso e chiaramente individuabile. Suggerimento: fai una ricerca nella tua zona e verifica quali siano gli eventi che più hanno seguito. Analizzali con attenzione e “ruba” ciò che di buono fanno.  Ti accorgerai sicuramente che le feste “di successo” puntano tutte su qualcosa di ben preciso!

Secondo step

Una volta deciso il tema principale, puoi iniziare a programmare i dettagli più importanti come le date e il luogo della sagra. Suggerimento: cerca di costruire una rete di organizzatori, almeno quelli più vicini a te. Assieme, decidete le date. La sovrapposizione degli eventi non fa bene a nessuno!

Terzo Step

Una volta fissata la data, è necessario preparare la logistica necessaria per garantire l’esecuzione corretta dell’evento. Questo include noleggiare macchinari e attrezzature come gazebi e strutture coperte, tavoli e panche. Progetta con attenzione le aree di preparazione dei cibi.  Pensa per bene agli impianti di sicurezza, anti-incendio, l’impianto idraulico e l’impianto elettrico. Suggerimento: affidati a professionisti del settore per il noleggio delle strutture e per gli impianti. Per un’organizzazione “senza problemi” ricordati che ti serviranno tutte le certificazioni da presentare alle autorità competenti. Solo aziende serie e affidabili possono fornirti questi documenti indispensabili.

Quarto step (probabilmente però step zero!)

Finanziariamente parlando, dovrai assicurarti di avere abbastanza fondi per iniziare.  Dovrai coprire un bel pò di spese ancor prima di aver incassato un euro. Anticipi sui noleggi (se richiesti, Noi di Fast and Fest ad esempio non chiediamo nulla!), caparre da versare ai gruppi musicali in calendario, costi di progettazione impianti ed eventuali strutture. Dovrai anche prendere in considerazione altri costi come la pubblicità (fondamentale, ma ne parliamo dopo!), costi per permessi autorizzativi (Comuni, ASL). Suggerimento: fai tutto con molta precisione, prendi nota di tutto. Excel è un ottimo strumento. Semplice e veloce ti può aiutare tantissimo se annoti con attenzione tutte le spese. Una bella tabella con entrate\uscite e via!

Quinto step

Il personale da impiegare alla sagra: ricerca con molta attenzione il personale necessario per garantire che tutti i reparti della sagra funzionino in modo efficiente ed efficace. Passaggio questo delicatissimo poichè per una sagra ben organizzata servono davvero tante persone. Avrai bisogno di personale in cucina, dietro i banconi per la distribuzione, in cassa ma anche in posti che, tante sagre non coprono, come nella gestione  dei parcheggi, nel controllo dei servizi igenici, nella pulizia dei tavoli. Suggerimento:  anche qui fatti aiutare da Excel. Prapara una bella tabella dove segni i nomi di tutto il personale che hai già trovato, la mansione di ciascuno,  il recapito telefonico, la disponibilità. La gestione del personale, per un organizzatore di sagre, è senza ombra di dubbio l’area più delicata. Va curata con attenzione e precisione maniacale (soprattutto se sono volontari!)

Sesto step

Comunicazione e pubblicità all’evento: se la sagra non è conosciuta i clienti non arrivano! E’ fondamentale investire in pubblicità sia tradizionale (poster, cartelloni, volantini) che elettronica (social, sito web). Anche qui è necessario utilizzare i giusti professionisti capaci di guidarvi nella scelta del mezzo migliore da utilizzare. Facendo molta molta attenzione a chi scegliete.  Suggerimento: prima cosa individuate i target  della vostra sagra: età, tipologia di cliente, ecc … Solo dopo scegliete quale mezzo utilizzare per centrare l’obiettivo. Per ogni target da intercettare esiste il mezzo “più giusto”. Altro suggerimento, il settore social è stracolmo di finti guru che millantano capacità da supereroi.  Fatevi sempre dire chi hanno già seguito e quali risultati hanno ottenuto. non affidatevi comunque al cugino del vostro migliore amico, a meno che non sia davvero un professionista. La pubblicità per una sagra è davvero imprescindibile!

Settimo step

Convidi, condivi e condivi. Per organizzare ed allestire una sagra servono tante persone (come già detto). Da soli non si arriva da nessuna parte. Ecco allora che è davvero obbligatorio creare un team organizzativo formato da cinque\sette persone (non troppe!). Ognuna dovrà farsi carico di un settore ben preciso e svilupparlo in tutte le sue sfaccettature. Ogni 10/15 giorni fissa una riunione, un brefing, per analizzare tutti assieme come procede l’organizzazione della sagra. Le persone, se coinvolte, rendono molto molto di più!

Ottvo step

Prepara un calendario delle scadenze e dei lavori da fare (to do list). Ti accorgerai fin da subito che quanto c’è da fare. Questo però ti aiuterà a non dimenticare nulla. Suggerimento: segna in rosso le scadenze, soprattutto quelle che si riferiscono alla presentazione delle domande autorizzative alle Amministrazioni pubbliche. Senza queste non potrai iniziare a fare nulla!

Ma veniamo allo step (il nono) che, come Fast and Fest,  più ci riguarda. Partiamo dal presupposto che la sagra non deve assolutamente “uscire in perdita” e che deve essere organizzata al meglio: è quindi indispensabile scegliere il sistema migliore per la gestione delle vendite.

Sistemi cassa per sagre e feste paesane

Un buon sistema di cassa è fondamentale per ogni tipo di sagra o festa paesana, poiché fornisce un modo pratico ed efficiente per gestire le entrate dell’evento. I sistemi di cassa possono essere acquistati presso i rivenditori, oppure possono essere noleggiati da aziende (come noi di Fast and Fest) che offrono prodotti e servizi specificamente progettati per le sagre e le feste paesane.

Questi sistemi possono essere utilizzati in modo estremamente semplice consentendo all’organizzatore della festa di gestire rapidamente le operazioni di cassa. I sistemi sono dotati di notebook o monitor a touch screen, stampanti termiche integrate e scanner barcode. Queste funzionalità consentono all’organizzatore di effettuare transazioni veloci ed efficienti, riducendo al minimo gli errori nella contabilità della sagra.

Le soluzioni (come le nostre di Fast and Fest) possono anche essere personalizzati in base alle esigenze dell’organizzatore, con la possibilità di inserire moduli aggiuntivi come strumenti di fidelizzazione della clientela, carte di credito, scontistiche, gestione consumi del personale, magazzino scorte e altri servizi. L’aggiunta di tali opzioni può aumentare notevolmente la produttività del personale addetto alla cassa (e la soddisfazione del cliente!) durante il periodo della sagra o della festa paesana.

Un buon sistema di cassa è un investimento necessario (che poi noi di Fast and Fest siamo economici!) per organizzare una sagra o una festa paesana con successo. Un sistema ben strutturato aumenterà notevolmente la produttività del personale incaricato tanto in cassa quanto negli stand gastronomici: comande più precise ed ordinate aiutano la preparazione delle pietanze da servire! Inoltre, un sistema di cassa ben progettato può contribuire a migliorare la soddisfazione dei clienti, offrendo loro un servizio di qualità e veloce.

Chiusura finale

Gestire una sagra, come avrai capito, richiede molta pianificazione e organizzazione. Assicurandoti di seguire tutti i dettagli e rispettare le scadenze, sarai in grado di gestire la sagra senza problemi e garantire un evento di successo per tutti. Ovviamente con servizio casse Fast and Fest

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